Wie stellen Praxen und Dienstleister auf Online-Terminbuchung um?

Das Telefon klingelt mitten in der Behandlung. Am Abend sprechen drei Leute auf den Beantworter, und am nächsten Morgen rufst du alle zurück. Mit einer Online-Terminbuchung wählen deine Kunden selbst einen freien Termin. Hier liest du, was deine Kunden erwarten, wie der Umstieg klappt und worauf Praxen beim Datenschutz achten müssen.

Was deine Kunden erwarten

Die Studie KMU Digital Pulse 2025 von localsearch und der Hochschule Luzern zeigt eine grosse Lücke (Medienmitteilung vom 28.8.2025):

• 77 % der Bevölkerung wünschen sich eine Online-Terminbuchung bei KMU.
• Nur 3 % aller Schweizer KMU bieten das auf ihrer Website an.
• Für 56 % ist die Online-Buchung ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl des Anbieters.
• 80 % vertrauen Online-Terminbuchungen bei KMU.

Auch ältere Menschen buchen gern online. So viele wünschen sich die Möglichkeit, nach Alter:

Wer online buchen lässt, gehört also zu einer kleinen Minderheit. Genau das ist deine Chance.

Für wen sich der Umstieg lohnt

Online-Termine passen überall, wo Kunden einen festen Zeitraum bei dir buchen. Typische Beispiele:

• Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen
• Physiotherapie, Massage und Osteopathie
• Coiffeur, Kosmetik und Nagelstudio
• Beratung, Treuhand und Fahrschule
• Werkstätten mit festen Service-Terminen

Weniger geeignet sind Aufträge, bei denen du zuerst die Lage anschauen musst. Dort hilft eher ein gutes Anfrageformular.

So klappt der Umstieg in sechs Schritten

1. Wähle die Termine, die online buchbar sind

Starte mit deinen häufigsten Standard-Terminen. Das sind zum Beispiel Erstberatung, Kontrolle oder Haarschnitt. Spezielle Fälle bleiben vorerst am Telefon.

2. Lege Dauer, Pausen und Puffer fest

Jede Terminart bekommt eine feste Dauer. Plane Puffer für Aufräumen, Notizen oder Verspätungen ein. So entsteht kein Stress im Tagesablauf.

3. Verbinde alle Kalender

Arbeiten mehrere Personen oder Räume parallel, braucht jede Person einen eigenen Kalender. Die Buchung zeigt nur Zeiten, die wirklich frei sind. Mit einem Kalender-Abgleich blockieren auch private Termine automatisch.

4. Bestimme die Regeln für Absage und Verschiebung

Lege fest, bis wann Kunden selbst absagen oder verschieben dürfen. Ein Link in der Bestätigung macht das einfach. So wird ein freier Platz sofort wieder buchbar.

5. Schicke Erinnerungen

Eine Erinnerung vor dem Termin, etwa per Mail, hilft, dass niemand den Termin vergisst. Die Bestätigung enthält Datum, Ort und Anfahrt.

6. Frag nur, was du wirklich brauchst

Name, Telefon, E-Mail und die Terminart reichen meistens. Jedes zusätzliche Feld macht die Buchung länger. In Praxen gilt das doppelt, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Datenschutz: worauf Praxen achten müssen

Gesundheitsdaten gelten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz als besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG). Laut dem Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten muss ihre Bearbeitung mit besonderer Sorgfalt erfolgen (EDÖB, FAQ Datenschutz). Für die Terminbuchung heisst das:

• Wenig Daten: Frag im Formular nach keiner Diagnose und keiner Krankengeschichte. Die Terminart genügt.
• Vertrag mit dem Anbieter: Speichert ein Anbieter deine Buchungen, bearbeitet er die Daten in deinem Auftrag. Du bleibst trotzdem verantwortlich und musst Auskunft geben können.
• Standort der Daten: Achte darauf, wo die Daten liegen. Die Schweiz oder ein Staat mit angemessenem Datenschutz ist der sichere Weg. Die Liste dieser Staaten steht im Anhang 1 der Datenschutzverordnung.
• Datenschutzerklärung: Nenne das Buchungstool in deiner Datenschutzerklärung. Damit erfüllst du die Informationspflicht nach Art. 19 DSG.
• Berufsgeheimnis: Für viele Gesundheitsberufe gilt zudem das Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB). Auch die Tatsache, dass jemand einen Termin hat, kann darunter fallen.

Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit hilft dein Berufsverband weiter.

So führst du die Buchung ein

1. Testphase: Lass zuerst dein Team und ein paar Stammkunden buchen. So findest du Fehler, bevor alle buchen.
2. Telefon parallel: Das Telefon bleibt als zweiter Weg offen. Wer lieber anruft, darf das weiterhin.
3. Überall verlinken: Setz den Buchungslink auf deine Website, in dein Google-Unternehmensprofil und in deine E-Mail-Signatur.
4. Auswerten: Schau nach einem Monat, wie viele Termine online kommen und wo es hakt.

Was sich im Alltag ändert

Nach dem Umstieg verschiebt sich die Arbeit am Empfang. Das merkst du vor allem an diesen Stellen:

• Telefon: Standard-Termine laufen über die Buchung. Das Telefon bleibt frei für Fragen, die wirklich ein Gespräch brauchen.
• Randzeiten: Kunden buchen abends und am Wochenende. Am Morgen stehen die Termine schon im Kalender.
• Absagen: Wer nicht kommen kann, sagt per Link ab. Der Platz ist sofort wieder buchbar.
• Team: Leg fest, wer die Kalender pflegt und wer neue Buchungen kurz prüft. Ein klarer Ablauf verhindert Doppelbuchungen von Hand.

Plane für die ersten Wochen etwas Zeit für Rückfragen von Kunden und Team ein.

Was eine Online-Terminbuchung kostet

Bei chrismachts bauen wir die Terminbuchung als Modul in deine bestehende Website ein. Das Modul hat einen festen Preis: CHF 490.

Im Modul Online-Termine enthalten:

• Buchung mit Kalender-Abgleich
• Erinnerungen per Mail
• Absage- und Verschiebe-Links
• Einbau in deine bestehende Website

Den Umstieg nehmen wir dir ab. Terminarten, Dauer und Regeln legen wir mit dir fest, so wie es zu deinem Alltag passt. Den Rest richten wir ein. Baust du mit uns eine neue Website, sind Online-Termine in jedem Paket dabei, wenn sie dir helfen. Mehr dazu findest du unter Online-Termine.

Deine Kunden buchen auch am Sonntagabend, und du liest die Bestätigung am Montag. Feierabig isch Feierabig.

Häufige Fragen

Wollen ältere Patientinnen und Patienten überhaupt online buchen?

Laut der Studie KMU Digital Pulse 2025 wünschen sich 64 % der 60- bis 79-Jährigen eine Online-Terminbuchung. Lass das Telefon trotzdem als zweiten Weg offen.

Darf eine Praxis Termine online vergeben?

Ja, wenn der Datenschutz stimmt. Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert. Frag nur das Nötige ab, regle die Bearbeitung mit dem Anbieter vertraglich und nenne das Tool in der Datenschutzerklärung.

Was kostet eine Online-Terminbuchung?

Bei chrismachts kostet das Modul CHF 490, eingebaut in deine bestehende Website. In jedem Website-Paket bauen wir Online-Termine ein, wenn sie dir helfen.