Tagsüber arbeitest du beim Kunden, am Abend schreibst du Offerten. Du suchst Preise zusammen, füllst die Vorlage aus und verschickst das PDF. Vieles davon ist jedes Mal gleich. Genau diese Arbeit kann ein System übernehmen. Hier liest du, wie eine automatische Offerte funktioniert, welche Offerten sich eignen und wie du startest.
Warum sich das Thema lohnt
Administration belastet viele Schweizer Betriebe. Für den Bürokratiemonitor des SECO gaben über 1'500 Unternehmen Auskunft. 60 % empfinden die administrative Belastung als eher hoch oder hoch (SECO, Medienmitteilung vom 1.3.2023). Gemessen wurde dort vor allem der Aufwand durch Vorschriften. Den kannst du kaum beeinflussen.
Deine eigenen Abläufe kannst du dagegen selbst gestalten. Das SECO hält fest, dass die Digitalisierung einen wichtigen Beitrag zur administrativen Entlastung leistet. Die Offerte ist dafür ein guter Anfang, weil sie oft und nach festen Regeln entsteht.
Wo die Zeit bei einer Offerte hingeht
Eine Offerte besteht aus vielen kleinen Schritten. Typisch sind diese:
- Anfrage lesen und Rückfragen stellen
- Masse, Mengen oder Stunden erfassen
- Preise in der Liste oder in alten Offerten suchen
- Vorlage ausfüllen und Beträge rechnen
- PDF erstellen und per Mail verschicken
- Nach ein paar Tagen nachfassen
- Bei Zusage alles für Auftragsbestätigung und Rechnung nochmals abtippen
Die Schritte 2 bis 7 folgen meistens festen Regeln. Diese Regeln kann ein System anwenden.
Rechne deinen Aufwand selbst aus
Wie viel Zeit du sparen kannst, hängt von deinem Betrieb ab. Nimm deine eigenen Zahlen aus den letzten vier Wochen:
| Frage | Dein Wert |
|---|---|
| Wie viele Offerten schreibst du pro Woche? | Anzahl |
| Wie viele Minuten brauchst du für eine Offerte? | Minuten |
| Wie viele davon schreibst du am Abend oder am Wochenende? | Anzahl |
| Wie viele Offerten fasst du nach? | Anzahl |
Multipliziere die Anzahl Offerten mit den Minuten pro Offerte. Das Ergebnis ist deine Offert-Zeit pro Woche. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: 8 Offerten zu je 45 Minuten ergeben 6 Stunden pro Woche. Wenn ein System die Hälfte davon übernimmt, gewinnst du 3 Stunden zurück.
So funktioniert eine automatische Offerte
Der Ablauf sieht in den meisten Betrieben ähnlich aus:
- Anfrage: Dein Kunde füllt auf deiner Website ein Formular aus. Er wählt die Leistung, gibt Masse oder Mengen an und lädt bei Bedarf Fotos hoch.
- Berechnung: Das System rechnet mit deiner Preisliste. Pauschalen, Mindestbeträge und Anfahrt sind hinterlegt.
- Entwurf: Aus den Angaben entsteht eine Offerte in deiner Vorlage, mit Logo und deinen Bedingungen.
- Freigabe: Du prüfst den Entwurf und gibst ihn frei. Erst dann geht er an den Kunden.
- Versand: Der Kunde bekommt die Offerte als PDF. Du bekommst eine Kopie.
- Nachfassen: Kommt keine Antwort, erinnert das System den Kunden nach einer Frist, die du festlegst.
- Zusage: Sagt der Kunde zu, fliessen die Daten in Auftragsbestätigung und Rechnung. Niemand tippt etwas doppelt ab.
Bei der Freigabe bleibst immer du verantwortlich. Das System schreibt Entwürfe, die Entscheidung triffst du.
Welche Offerten sich eignen
Nicht jede Offerte lässt sich gleich gut automatisieren. Diese Übersicht hilft bei der Einschätzung:
| Eignet sich gut | Eignet sich weniger |
|---|---|
| Leistungen mit fester Preisliste | Einzelanfertigungen nach Besichtigung |
| Preise nach Fläche, Stück oder Stunden | Grosse Projekte mit vielen Unbekannten |
| Pakete und Pauschalen | Offerten, über die lange verhandelt wird |
| Wiederkehrende Aufträge wie Reinigung oder Service | Sonderwünsche ohne Vergleichswerte |
Auch bei komplexen Aufträgen hilft eine Teilautomatik. Standard-Positionen kommen aus der Preisliste, den Rest ergänzt du von Hand.
In fünf Schritten zur automatischen Offerte
1. Räum deine Preisliste auf
Schreib alle Leistungen mit Einheit und Preis in eine Liste. Halte fest, wann Zuschläge, Rabatte oder Mindestbeträge gelten. Diese Liste ist die Grundlage für alles Weitere.
2. Erstelle eine saubere Vorlage
Die Vorlage enthält Logo, Adresse, Positionen, Total und Zahlungsbedingungen. Gib immer an, wie lange die Offerte gilt. Setzt du eine Frist zur Annahme, bist du bis zu deren Ablauf an die Offerte gebunden (Art. 3 OR).
3. Stell im Formular die richtigen Fragen
Frag genau das ab, was du für die Berechnung brauchst. Pflichtfelder verhindern Rückfragen. Ein Feld für Fotos kann dir einen Besuch vor Ort ersparen.
4. Leg fest, wer freigibt
Bestimme, welche Offerten automatisch rausgehen dürfen und welche du zuerst prüfst. Am Anfang lohnt es sich, jede Offerte kurz anzuschauen.
5. Miss vorher und nachher
Notiere deine Offert-Zeit vor dem Start. Miss nach einem Monat noch einmal. So siehst du schwarz auf weiss, was die Automatik bringt.
Was danach kommt: Auftrag und Rechnung
Noch mehr Zeit sparst du, wenn die Daten weiterfliessen. Aus der angenommenen Offerte wird die Auftragsbestätigung. Nach dem Auftrag entsteht daraus die Rechnung. Für Zahlungen per Einzahlungsschein gilt in der Schweiz die QR-Rechnung. Sie hat die alten Einzahlungsscheine am 30. September 2022 abgelöst (SIX, Ende der Einzahlungsscheine). Auch eine Erinnerung bei offener Rechnung lässt sich so automatisch auslösen.
Was eine automatische Offerte kostet
Bei chrismachts kannst du mit einem Pilot für einen Ablauf beginnen. Welcher sich zuerst lohnt, wägen wir im Gespräch mit dir ab. Als Richtpreis kostet ein automatisierter Ablauf ab CHF 1'200. Den Fixpreis besprechen wir mit dir nach Aufwand. Im Pilot enthalten:
- Ein Ablauf komplett automatisiert, zum Beispiel deine Offerte
- Du gibst nur noch frei
- Läuft je nach Umfang in wenigen Wochen
- Einführung und Übergabe
Brauchst du zuerst nur eine saubere Vorlage, kostet eine Dokument-Vorlage CHF 290 pro Vorlage. Im Website-Paket Wachstum läuft ein Ablauf in deinem Betrieb schon von selbst. Mehr dazu findest du unter Abläufe automatisieren.
Am Feierabig no Offerte schriibe? Nöd mit üs.
Häufige Fragen
Kann ich Offerten automatisch erstellen, ohne die Kontrolle abzugeben?
Ja. Das System erstellt einen Entwurf nach deiner Preisliste, und du gibst ihn frei. Erst dann geht die Offerte an den Kunden.
Wie lange ist eine Offerte gültig?
Setzt du eine Frist zur Annahme, bist du bis zu deren Ablauf an die Offerte gebunden. So steht es in Art. 3 des Obligationenrechts. Schreib deshalb immer eine Gültigkeitsdauer in deine Vorlage.
Was kostet es, Offerten zu automatisieren?
Bei chrismachts kostet ein automatisierter Ablauf als Richtpreis ab CHF 1'200, den Fixpreis besprechen wir nach Aufwand. Eine saubere Offerten-Vorlage allein kostet CHF 290.